RVM Versicherungsmakler GmbH

Die RVM Versicherungsmakler GmbH ist eine der führenden technischen Versicherungsmakler in Deutschland mit Sitz in Reutlingen und weiteren Standorten in Hamburg, Würzburg, Köln und Arnstadt. Seit über 40 Jahren betreut das Unternehmen mit rund 370 Mitarbeitenden mehr als 4.500 Kunden im Mittelstand — national und international. Der Fokus liegt auf der Entwicklung maßgeschneiderter Versicherungsprogramme, der Risikobewertung und der kontinuierlichen Betreuung komplexer Versicherungsportfolios.

Ziel des Projektes war die Ablöse des bestehenden Planungssystems Professional Planner und die Einführung des BusinessPlanners als zentrale Plattform für Planung, Forecast und Reporting.

Im Professional Planner erfolgte die Planung in starren Baumstrukturen mit eingeschränkter Modellierung. Organisatorische Änderungen führten regelmäßig zu hohem Anpassungsaufwand im Datenmodell. Der Datenimport war komplex und fehleranfällig, da Kontenzuordnungen über schwer wartbare Feldbezüge realisiert wurden und auch das Reporting erforderte umfangreiche manuelle Nachbearbeitung in Excel. Insgesamt entstand eine hohe operative Belastung bei gleichzeitig eingeschränkter Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse.

Zusätzlich wurde der Professional Planner vom Hersteller nicht mehr aktiv weiterentwickelt und gewartet. Dadurch entstand ein technologisches Risiko im Hinblick auf Stabilität, Support und zukünftige Integrationsfähigkeit.

Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die

• Datenimporte stabil und transparent abbildet.
• flexible Planungslogiken ermöglicht.
• die Komplexität in Administration und Wartung reduziert.
• eine belastbare Grundlage für Planung und Reporting schafft.

Zusätzlich sollte die Lösung technologisch zukunftsfähig sein, um zukünftige Anforderungen abzudecken.

Im Projekt wurde ein neues, übersichtliches Datenmodell aufgebaut. Die GuV und die Kostenstellen wurden getrennt strukturiert und über klare Dimensionen miteinander verbunden.

Die Planung erfolgt nun multidimensional. Dimensionen wie Kostenstellen, Standorte oder Szenarien/Datenkategorien lassen sich flexibel kombinieren, ohne dass die grundlegende Struktur des Datenmodells angepasst werden muss. Im Gegensatz zum Professional Planner sind dafür keine Eingriffe in starre Baumstrukturen oder Modelllogiken erforderlich.

Die Umlagelogiken wurden im BusinessPlanner neu aufgebaut. Umlagen innerhalb von Hilfskostenstellen sowie zwischen Standorten wurden transparent modelliert und sind für Anwender über Formeln nachvollziehbar.

Der Datenimport wurde grundlegend vereinfacht. Die automatische Integration der IST-Daten aus dem Buchhaltungssystem SAGE, erfolgt über klar definierte Importstrecken mit nachvollziehbaren Mapping-Logiken. Konten werden über strukturierte Zuordnungstabellen zugewiesen, wodurch komplexe Feldbezüge entfallen. Dies reduziert Fehlerquellen und vereinfacht die Wartung. Gleichzeitig sind die Daten entlang der gesamten Verarbeitungskette bis auf Belegebene nachvollziehbar, was die Transparenz und Prüfbarkeit deutlich erhöht.

Im Rahmen des Projekts wurden Standardberichte aufgebaut, die direkt aus dem Datenmodell gespeist werden: GuV-Berichte mit Hochrechnung, Vorjahresvergleich und Plan-Ist-Abweichung auf Monatsebene sowie eine teambasierte Fachbereichsübersicht. Alle Reports sind in Excel integriert und können ohne manuelle Nachbearbeitung erstellt und verteilt werden.

Ergänzend wurden die Anwender gezielt geschult, sodass sie wesentliche Aufgaben wie Anpassungen an Strukturen, Datenimporte sowie den Aufbau und die Weiterentwicklung von Excel-Reports eigenständig durchführen können.