Self-Service BI Evolution

"Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen bereits Self-Service BI oder wollen Sie dies in Zukunft anbieten?"
Eine Frage, welche ich in meinen Beratungsgesprächen zum Thema Reporting häufig stelle. Was die Antwort auf diese Frage ist? In ca. 90 % der Fälle wird meine Frage mit "Ja." beantwortet. Recht eindeutig, würde man zumindest auf den ersten Blick meinen...

Auf genauere Nachfrage, was unter Self-Service BI verstanden wird, bekomme ich nämlich ganz unterschiedliche Antworten! Die einen sind der Meinung, dass Mitarbeiter der Fachabteilung alles selbst erledigen dürfen – von der Datenextraktion über die Transformation und die Erstellung von BI-Modellen bis hin zu den fertigen Reports – und das ganz ohne Zutun der BI-Abteilung. Andere wiederum verstehen unter Self-Service BI (SSBI) einen ersten Schritt weg von ausgedruckten Berichten hin zu einem BI-Tool, mit welchem Berichte erstellt werden.

Um das Thema besser diskutieren und ein konkretes Zielbild für die BI-Zukunft entwickeln zu können, habe ich eine Evolutionsgrafik designt, welche die typischen Ausbaustufen von Self-Service BI sowie das Zusammenspiel mit einer BI-Abteilung, wie wir sie in größeren Unternehmen oft vorfinden, visualisiert.

Meine Evolutionsgrafik ist eine Tabelle mit Aufgaben, die wir im Rahmen von BI-Projekten umsetzen müssen: Wir müssen neue Datenquellen hinzufügen, Daten im Data Warehouse strukturieren, BI-Modelle erstellen, BI-Modelle anpassen/erweitern, neue Berichte von Null weg erstellen, vorhandene Berichte anpassen sowie fertige Berichte öffnen/konfigurieren und Filter umstellen.

Ihnen fehlt die Zeit, diesen Artikel zu Ende zu lesen oder Sie sind gerade unterwegs? Dann schauen Sie sich alternativ einfach mein Video zu diesem Thema an:

Self-Service BI in großen Unternehmen

In großen Unternehmen ist das Thema BI in Form einer BI-Abteilung oder als Teil der IT in der Organisation verankert und es gibt bereits Berichte für das Management. Trotzdem entsteht oft der Wunsch nach mehr Selbstständigkeit der Fachabteilungen. Controlling, Vertrieb, Personal oder Produktion wollen selbstständiger agieren, um Schwachpunkte der BI-Abteilung wie hohe Auslastung und daraus resultierende lange Wartezeiten für die Abbildung neuer Berichtsanforderungen sowie fehlendes Themen-Know-how zu kompensieren.

In diesem Szenario kann der erste Schritt sein, dass Mitarbeiter, die vorher keine oder nur Berichte auf dem Papier bekommen haben, erstmals Zugang zum BI-System erhalten. Versiertere User können meist recht schnell vorhandene Berichte umbauen und selbstständig kleinere Veränderungen vornehmen. Schwieriger wird es, wenn neue Berichte von Null weg aufgebaut werden. Hier benötigt der SSBI-User bessere Kenntnisse im BI-Tool. Die SSBI-User verwenden in diesem Szenario noch immer die von der BI-Abteilung bereitgestellten Modelle, agieren jedoch hinsichtlich der Berichtsinhalte und des Designs selbstständig, womit die User Berichte so gestalten können, wie sie sie benötigen. Nachteil ist, dass es zusehends zu Berichtsredundanzen kommen kann.

Schwieriger wird es, wenn die SSBI-User den Wunsch haben, Datenmodelle anzupassen. Beispielsweise wenn die von der BI-Abteilung bereitgestellten Modelle nicht mehr ausreichend oder für die Berichtsanforderungen der SSBI-User nicht mehr geeignet sind. Ein Verändern der zentralen BI-Modelle wäre hier aber in jedem Fall kontraproduktiv! Es ist davon abzuraten, Modelle anlassbezogen zu verändern, auf denen sich Berichte verschiedenster SSBI-User und Berichte, die durch die BI-Abteilung erstellt wurden, befinden. Auch das Kopieren der bestehenden Modelle ist keine geeignete Lösung, da es zu Datenredundanzen führt. Eine Möglichkeit, das Thema handzuhaben, ist die Verwendung von Data Mashups (Microsoft Umfeld) oder das Data Blending (SAP Umfeld). Beide Ansätze ermöglichen es, an bestehenden BI-Modellen individuelle Anbauten zu realisieren, ohne dabei das in der Regel geprüfte und freigegebene Basismodell der BI-Abteilung zu beeinflussen. Damit wird eine stabile Basis für das unternehmensweite SSBI geschaffen und die SSBI-User haben die Möglichkeit, individuelle Erweiterungen zu machen.

Der letzte Integrationsschritt wäre eine Strukturierung oder Umstrukturierung des Data Warehouses und die Integration von neuen Datenquellen durch die SSBI-User. Ein Schritt, den die meisten Unternehmen mit bestehender BI-Abteilung dieser überlassen. Datenextrakte und Strukturierungen, welche die SSBI-User für Ihre Data Mashups bzw. das Data Blending benötigen, werden nicht im zentralen Data Warehouse abgebildet, sondern via Parallelstrukturen.

Self-Service BI in kleineren Unternehmen

In kleineren Unternehmen gibt es meist noch keine BI-Abteilung und Self-Service BI ist neben der Verwendung von MS Excel am Anfang der erste und einzige Berührungspunkt mit BI. Die Self-Service BI User beginnen, wenn wir uns die Evolutionsgrafik ansehen, ganz unten rechts. Es gibt also kein Data Warehouse oder BI-Modell. Die SSBI User müssen Datenquellen selbst anzapfen und Daten strukturieren, was zumeist keinem klassischen Data Warehouse-Schichtenmodell entspricht. Anfänglich werden schnell sehr beeindruckende Ergebnisse erzielt. Nachteile wie die fehlende Struktur und die schlechteren Automatisierungsmöglichkeiten werden aber in kurzer Zeit tragend. Erfahrungsgemäß entsteht im zweiten oder dritten Jahr der Wunsch, das Thema SSBI in einem größeren Kontext zu sehen und strukturgebende Maßnahmen zu ergreifen, welche dann oft auch zur Etablierung einer BI-Abteilung oder zumindest eines BI-Verantwortlichen im Unternehmen führen.

Zusammenfassend lohnt es sich meiner Erfahrung nach, das Thema Self-Service BI strategisch anzulegen! Wenn Sie das Thema BI in Ihrem Unternehmen implementieren, umstrukturieren oder optimieren möchten, kontaktieren Sie mich. Gerne können Sie ein unverbindliches, kostenloses Fachgespräch mit mir vereinbaren, in welchem wir Ihre individuellen Anforderungen analysieren und eine passende Lösung für Sie finden! Hier kommen Sie zu meinem Buchungskalender.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Mario Rosenfelder